POLÍTICA DE SEGURIDAD Y PRIVACIDAD DE
PLATAFORMAS DIGITALES
RESPONSABLE
DEL TRATAMIENTO
El responsable del tratamiento de los
datos personales de carácter académico y profesional del usuario será:
- en el caso de colegios privados o concertados,
el Centro Educativo o colegio al que pertenezca como alumno o como profesor
empleado del mismo; o
- en el caso de colegios públicos o
institutos, la consejería de educación de la Comunidad Autónoma en la que se
encuentre sito el Centro educativo (en adelante, “Centro Educativo”).
Por esta razón, el centro cumplirá
con las obligaciones legales establecidas por la normativa de protección de
datos que incluyen, entre otros, los deberes informativos y de legitimación así
como la atención de derechos de los usuarios. Sanoma Educación S.L.U (en
adelante, “Santillana”) asistirá al responsable del tratamiento en el
cumplimiento de la normativa de protección de datos.
SANTILLANA: ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
Los datos de carácter académico y
profesional del usuario, que éste facilite en el desarrollo de su
actividad en las aplicaciones (en adelante, “Aplicación”) titularidad
de Santillana serán tratados por Santillana como encargado del
tratamiento con el único fin de gestionar el funcionamiento, accesibilidad y
usabilidad de la Aplicación.
El Centro Educativo que hubiese
contratado las licencias de cada usuario específico para su uso de la
Aplicación ostenta la condición de responsable del tratamiento. Esta
interpretación es consistente con el criterio de la Agencia Española de
Protección de Datos (en adelante, “AEPD”) manifestado en la Guía para centros educativos.
En esta condición de encargado
del tratamiento respecto del tratamiento de los datos de docentes y alumnos,
Santillana cumple con las exigencias reguladas en el artículo 28 del Reglamento
(UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (en
adelante, “RGPD”). En consecuencia, Santillana asume, entre otras, las
siguientes obligaciones:
- Acceder a los datos únicamente cuando sea imprescindible
para el buen desarrollo de la Aplicación.
- Tratar los datos conforme las instrucciones que reciba del
usuario para gestionar la Aplicación y no los destinará, aplicará o utilizará
los datos con fines distintos.
- En el caso de que Santillana detectase que alguna de las
instrucciones del Centro Educativo infringe la normativa de protección de
datos, Santillana informará al Centro Educativo, que será el responsable de
valorar si la instrucción infringe la normativa de protección de datos y de la
toma de decisiones que corresponda.
- Garantizar que las personas autorizadas para tratar los
datos se han comprometido a respetar la confidencialidad. Esta obligación de
confidencialidad tendrá carácter indefinido.
- No revelar, transferir, ceder o de otra forma comunicar
los datos de personales responsabilidad del usuario ya sea verbalmente o por
escrito, por medios electrónicos, papel o mediante acceso informático, ni
siquiera para su conservación, a ningún tercero, salvo que exista autorización
o instrucción previa del responsable del tratamiento.
- A subcontratar a un tercero sólo las funciones,
tareas y/o responsabilidades derivadas del tratamiento de datos personales
relacionadas con el almacenamiento de los contenidos generados, aportados o
introducidos en la Aplicación
- Dar traslado al Centro Educativo a la mayor brevedad
posible, de cualquier solicitud de ejercicio de derechos en materia de
protección de datos efectuadas por un afectado cuyos datos hayan sido tratados
por Santillana con motivo del cumplimiento de sus funciones.
- Dar apoyo al Centro Educativo en la realización de
evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos y de la realización
de consultas previas a la autoridad de control, cuando proceda.
- Poner a disposición del Centro Educativo toda la
información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así
como la realización de auditorías o inspecciones que realice el usuario u otro
auditor autorizado por este.
- Santillana ha designado, voluntariamente, un Delegado de Protección
de datos cuyo email de contacto es dpo.spain@sanoma.com.
- En caso de que Santillana deba transferir o permitir
acceso a datos personales responsabilidad del Centro Educativo a un tercero en
virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros que le sea aplicable,
informará al usuario de esa exigencia legal de manera previa, salvo que
estuviese prohibido por razones de interés público.
- Una vez finalizadas las licencias de uso contratadas por
el Centro Educativo, los datos de carácter personal que hubiese aportado el
usuario en el ejercicio de su actividad a través de la Aplicación serán
devueltos a este, sin que Santillana conserve copia alguna de ellos. Para ello,
Santillana otorgará al usuario un plazo de quince (15) días naturales desde la
finalización de la licencia, a efectos de que el usuario retire todos los datos
de su propiedad que sean de su interés. Finalizado dicho plazo, o si la
devolución de los datos fuera imposible, Santillana procederá al borrado y
destrucción total de los mismos y sus soportes.
1. TERCEROS
El Centro Educativo autoriza a Santillana la
subcontratación de terceros algunas funciones, tareas y/o responsabilidades
derivadas del tratamiento de datos tales como otras entidades del grupo Sanoma
para la gestión y mantenimiento de la plataforma o Amazon Web Services para el almacenamiento de datos y contenidos
generados aportados o introducidos en la Plataforma.
Los subcontratistas, tendrán la
condición de sub-encargados del tratamiento y estarán
obligados igualmente a cumplir las obligaciones de encargado del tratamiento y
las instrucciones que dicte el responsable. Santillana seguirá siendo
plenamente responsable ante el Centro Educativo en lo referente al cumplimiento
de las obligaciones.
2. SEGURIDAD
Medidas
de seguridad. Santillana adopta y aplica las medidas técnicas y organizativas
apropiadas para garantizar un nivel de seguridad que evite su alteración,
pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la
tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que estén
expuestos, conforme lo previsto en el artículo 32 del RGPD.
En caso de violación de la seguridad de los datos
personales en los sistemas de información utilizados por Santillana para la
prestación de los servicios a través de la Aplicación, Santillana deberá
notificar al Centro Educativo, sin dilación indebida, y en cualquier caso antes
del plazo máximo de 48 horas, las violaciones de la seguridad de los datos
personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la
información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia
conforme a lo dispuesto en el artículo 33.3 del RGPD.
Contraseña. El usuario y el Centro Educativo se responsabilizan de la
veracidad, exactitud y actualización de la información facilitada a través de
la Aplicación; en este sentido, queda prohibida la utilización de identidades
falsas y la suplantación, de cualquier forma, de la identidad de terceros
(incluyendo el uso de sus datos, contraseñas o claves).
En caso de que Santillana facilite
algún nombre de usuario, clave o contraseña para el acceso a la Aplicación, el
usuario se compromete a guardarlos de forma diligente.
En caso de pérdida de la contraseña,
por favor, sigue el procedimiento de recuperación establecido en la Aplicación
(por ejemplo, a través de la pregunta de seguridad o a través del correo
electrónico de registro). Si el problema persiste, por favor contacte con tu
profesor o delegado comercial de Santillana.
3. PROTECCIÓN DE DATOS DE LOS ALUMNOS
Tal y como define como regla general
la AEPD en su Guía para Centros Educativos, los Centros no necesitarán el consentimiento de los
titulares de los datos para su tratamiento siempre que esté justificado en el
ejercicio de la función educativa y en la relación ocasionada con las
matrículas de los alumnos. En este mismo sentido, las editoriales tendremos
legitimación para el tratamiento de los datos personales siempre que no sean
tratados para fines distintos de los previstos en la licencia del servicio.
En todo caso, recomendamos a los
padres/tutores de los alumnos su asistencia y supervisión en el proceso de
activación de cuentas (con mayor énfasis en menores de 14 años).
En el caso de la aplicación Aula
Virtual se solicita la inclusión de una dirección de correo electrónica. Esta
solicitud se realiza a efectos de evitar que alumnos y profesores sean
suplantados en el acceso a su área privada y así como garantizar el proceso
seguro de restablecimiento de contraseña. Padres/tutores y alumnos podrá elegir
libremente la dirección de correo asociada a la cuenta (no siendo necesaria una
cuenta de correo del alumno). Esta dirección de correo electrónico sólo será
necesaria para el proceso de restablecimiento de la contraseña.
Para más información sobre el
tratamiento de sus datos, consulte con su Centro Educativo prescriptor.
4. PROTECCIÓN DE DATOS DE LOS PROFESORES
Los profesores usuarios de nuestras
plataformas podrán emplear sus credenciales de Evocación y/o la licencia de
acceso a la plataforma en cuestión.
En caso de que el profesor decida
activar su cuenta empleando sus credenciales de Evocación, puede verificar las
condiciones del tratamiento aquí.
5. DERECHOS
Santillana, como encargado del tratamiento, remitirá al
Centro Educativo a la mayor brevedad posible cualquier solicitud de ejercicio
de derechos en materia de protección de datos que profesores o alumnos nos
trasladen usando la dirección de correo electrónico dpo.spain@sanoma.com.
6. ACCESO A AULA VIRTUAL
El acceso a Aula Virtual podrá hacerse a través de la creación de
un usuario y contraseña por parte del usuario o bien, empleando los sistemas de
registro o “Single sign-on” tanto de Google como de Microsoft.
En particular, si el usuario desear hacer uso de este sistema de
registro rápido a través de su cuenta Gmail, podrá:
· Ver, editar, compartir y borrar
permanentemente todos los calendarios a los que puedes acceder mediante el
Calendario de Google
· Consultar y descargar cualquier calendario
al que tengas acceso a través de tu Calendario de Google
· Ver y editar eventos en tus
calendarios
· Ver eventos en todos tus calendarios
· Ver, editar, crear y borrar de forma
permanente tus clases de Google Classroom
· Permite administrar las listas
de tus clases de Google Classroom.
· Permite ver las fotos de perfil de
las personas de tus clases
Para saber más acerca de cómo Google
hace uso de los datos personales en este contexto, el usuario puede consultar
esta política “Google API Services
User Data Policy”.
COOKIES
Para poder gestionar esta aplicación y
prestar los servicios contratados, Santillana requiere el uso de estadísticas
de tráfico o de rendimiento. Para elaborar dichas estadísticas, Santillana hace
uso de dispositivos de almacenamiento y recuperación de datos como cookies o
tecnologías similares.
En este contexto Santillana tratará los datos en calidad de
responsable de tratamiento, limitando estrictamente dicho tratamiento a la finalidad
de medición exclusiva de la audiencia de la aplicación. Este tratamiento será
realizado por Santillana y se tratarán únicamente datos estadísticos anónimos.
Para la recogida y tratamiento de la
información, Santillana cuenta con los servicios de Piwik
Pro, que prestará un servicio de medición comparativa de audiencia en calidad
de encargado del tratamiento.
Las
cookies utilizadas por Santillana con el fin de obtener estadísticas de tráfico
o de rendimiento se encuentran exentas de consentimiento ya que se cumplen las
condiciones legales y técnicas establecidas en la Guía Uso de cookies para
herramientas de medición de audiencia de la AEPD.